İK Modülü Veri İşleme Eki

İnsan Kaynakları Modülü Veri İşleme Eki

Sürüm: 2026-10 · Yürürlük: Şirket sahibinin panelde kabul ettiği tarih

Bu ek, Cvisioner'ın İnsan Kaynakları modülü için geçerlidir. Modül şunları kapsar: işe başlatma, çalışan kayıtları, izin, belgeler, aylık paket ve çalışanların kullandığı Şirketim alanı. Ek, Cvisioner Kullanım Koşulları'nın ayrılmaz parçasıdır. İK verileri konusunda Kullanım Koşulları ile çelişirse bu ek uygulanır.

1. Taraflar ve roller

• Şirket: İK modülünü açan işveren. Çalışan verileri bakımından veri sorumlusudur.
• Cvisioner: Çelik Yazılım ve Ticaret Limited Şirketi. MERSİS: 0240153782200001 · E-posta: support@cvisioner.com Adres: Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulvarı Next Level No:3 A Kat:4 D.No:11 PK:06520 Çankaya, Ankara Veriyi Şirket adına ve Şirket'in talimatıyla işler; veri işleyendir (KVKK md. 3).
• Aday tarafındaki işe alım verileri bu ekin konusu değildir. O veriler için Kullanım Koşulları ve Aydınlatma Metni geçerlidir.

2. İşlenen veriler ve ilgili kişiler

• İlgili kişiler: Şirket'in çalışanları, işe alınıp henüz başlamamış kişiler ve ayrılmış çalışanlar.
• Veri kategorileri:
  • Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta; T.C. kimlik numarası ve doğum tarihi (yalnız girilirse).
  • Özlük: unvan, birim, yönetici, başlangıç ve ayrılış tarihleri, deneme süresi, çalışma şekli.
  • Finans: IBAN (yalnız girilirse). Ücret bilgisi tutulmaz. Bordro dosyası yüklenirse içeriği okunmaz.
  • İzin kayıtları; belgeler (sözleşme, diploma, SGK ve İSG kayıtları vb.); hedefler ve 90 gün planı.
  • İş kartındaki yetenek beyanları. İş kartı Organizasyon modülüyle ortaktır (Madde 10).
• Özel nitelikli veri (sağlık raporu, istirahat raporu, adli sicil kaydı) iki şartla işlenir: Şirket ya da çalışan yüklemiş olmalıdır (örneğin çalışanın izin talebine eklediği istirahat raporu) ve iş, mevzuatın bu veriyi gerektirdiği bir iş olmalıdır. Bu belgeleri yalnız yetkili İK kullanıcıları ve kişinin kendisi görür.
• 1:1 notları yalnız görüşmenin iki tarafına açıktır. Şirket'in İK kullanıcıları dahil başka kimse göremez.
• Nabız yanıtları kişiyle bağlantılı saklanmaz. Yalnız en az 3 yanıtın toplamı gösterilir.

3. Amaç ve talimat

• Cvisioner veriyi yalnız İK modülünü sunmak için işler. Bunu Şirket'in panelde yaptığı ayarlar ve işlemler doğrultusunda yapar; bunlar Şirket'in talimatıdır.
• Veriyi kendi amaçları için kullanmaz. Pazarlama, satış, yapay zekâ modeli eğitimi ya da aday eşleştirmesi için kullanım yoktur.
• Çalışanın Cvisioner'daki aday hesabı ayrı tutulur. Şirket, çalışanının aday hesabından yaptığı hareketleri göremez; başka şirketlere başvurularını ve aramalarını görmez. Çalışan, o şirkette çalıştığı sürece aday havuzunda kendi işverenine görünmez.

4. Şirket'in yükümlülükleri

• Çalışanları aydınlatmak. Aydınlatma, verinin Cvisioner ve alt işleyenler tarafından işlenmesini ve yurt dışına aktarımı da kapsamalıdır. Panelde düzenlenebilir bir şablon sunulur; içeriğinden Şirket sorumludur.
• Hukuki sebep. Her veri için geçerli bir hukuki sebebe dayanmak. Özel nitelikli veriyi yalnız mevzuat gerektirdiğinde yüklemek.
• Veri ve yetki sorumluluğu. Şu konular Şirket'in sorumluluğundadır:
  • girdiği verinin doğruluğu
  • panel yetkilerini kime verdiği
  • saklama sürelerinin belirlenmesi
• Başvurular. Çalışanların KVKK md. 11 başvurularını yanıtlamak. Cvisioner bu konuda yardımcı olur (Madde 8).

5. Cvisioner'ın güvenlik tedbirleri

• Şifreleme: T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, IBAN, adres ve acil durum kişisi alan düzeyinde şifrelenerek saklanır. Ekranda maskeli gösterilir. Açık hâlinin her gösterimi erişim kaydına yazılır.

• Erişim sınırları: Erişim rol ve satır düzeyinde sınırlanır. Çalışan yalnız kendi kaydını görür. Yönetici yalnız doğrudan bağlılarının iş bilgisini görür.

• Şirket içi rehber: Şirketim'deki rehber açıksa çalışanlar birbirinin şu bilgilerini görür:

  • ad, unvan, birim, yönetici ve profil fotoğrafı
  • kişi izin verdiyse yetenekleri

  Şirket rehberi kişi bazında kapatabilir.

• Belgeler: Belgeler herkese kapalı depoda tutulur ve yalnız kısa ömürlü imzalı bağlantıyla açılır. Her görüntüleme, indirme, yükleme, dışa aktarma ve silme erişim kaydına yazılır. Çalışan kendi kaydının erişim geçmişini görür.

• Yapay zekâ: Yapay zekâ özelliklerine (✦ ile işaretli) şunlar gönderilmez: kişi adı, iletişim bilgisi, kimlik numarası ve özel nitelikli veri. Yalnız rol, yetenek ve hedef gibi iş bilgileri gönderilir. Üretilen metin, yetkili kişi onaylamadan çalışana gösterilmez.

• Ölçüm araçları: İK sayfalarında ve Şirketim'de pazarlama ya da reklam ölçüm aracı çalışmaz (örneğin Meta pikseli, Google Analytics).

• Özel nitelikli veri önlemleri: Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 31.01.2018 tarihli, 2018/10 sayılı kararındaki yeterli önlemler uygulanır.

• Personel gizliliği: Cvisioner çalışanları gizlilik yükümlülüğü altındadır. Veriye yalnız hizmet ve destek için gerektiği kadar erişirler.

6. Alt işleyenler

Cvisioner İK verileri için şu sağlayıcılarla çalışır:

• Yeni bir alt işleyen eklenmeden en az 30 gün önce Şirket panelden ve e-postayla bilgilendirilir.
• Şirket buna itiraz ederse İK modülünü kapatıp verisini dışa aktarabilir (Madde 10).

7. Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerin bir kısmı yurt dışındadır.

• Cvisioner bu aktarımlar için KVKK md. 9 ve ilgili yönetmelik uyarınca standart sözleşme imzalar.
• Sözleşmeyi Kurul'a mevzuatta öngörülen sürede bildirir.
• Şirket, çalışanlarını bu aktarım konusunda aydınlatır (Madde 4).

8. Başvurular ve yardım

• Cvisioner'a doğrudan gelen çalışan başvurusu gecikmeksizin Şirket'e iletilir.
• Panel, kişinin verisi için görüntüleme, düzeltme, dışa aktarma ve silme araçları sunar. Silme aracı, ayrılışı tamamlanmış kişiler için kullanılır.
• Cvisioner, Şirket'in KVKK yükümlülükleri için makul bilgi ve destek sağlar.

9. Veri ihlali

Cvisioner, İK verilerini etkileyen bir ihlali öğrendiği andan itibaren en geç 24 saat içinde Şirket'e bildirir. Bildirim, o an bilinebildiği kadarıyla şunları içerir:

• ihlalin niteliği
• etkilenen veri ve kişi kategorileri
• olası sonuçlar
• alınan önlemler

Böylece Şirket, Kurul'a 72 saat içinde bildirim yükümlülüğünü yerine getirebilir (Kurul'un 24.01.2019 tarihli, 2019/10 sayılı kararı).

10. Saklama, sonlandırma ve silme

• İK modülü açık kaldıkça veriler saklanır.
• Ayrılan çalışanın kayıtları için panel varsayılan olarak 10 yıllık saklama süresi önerir. Süre dolunca İK'ya silme listesi sunulur. Otomatik silme yapılmaz; karar Şirket'indir.
• Kapatma ve hizmetin sona ermesi:
  • Şirket İK modülünü panelden kapatabilir. Kapatınca yeni kayıt açılmaz.
  • İK modülü kapatılır ya da hizmet sona ererse Şirket 30 gün içinde verisini dışa aktarabilir. Modül bu süre içinde yeniden açılırsa veri korunur.
  • Bu sürenin ardından Cvisioner İK verisini en geç 90 gün içinde siler ya da anonim hâle getirir.
  • Veri, yedeklerden yedekleme döngüsüyle en geç 30 gün içinde çıkar.
• Organizasyon verisi: Birim ve iş kartı (yetenek) verileri Organizasyon modülüne aittir ve İK modülünden bağımsızdır. İK modülü kapatılınca silinmez. Organizasyon modülü kullanıldıkça Kullanım Koşulları ve Kurumsal Veri İşleme Eki kapsamında kalır.
• Cvisioner'ın kendi yasal saklama yükümlülükleri (fatura kayıtları gibi) saklıdır.

11. Bilgi ve denetim

• Şirket yılda bir kez, makul bir önceden bildirimle, güvenlik tedbirleri hakkında yazılı bilgi isteyebilir.
• Yerinde denetim ancak tarafların anlaşmasıyla yapılır; masrafı talep eden tarafa aittir.

12. Yürürlük ve değişiklik

• Bu ek, Şirket sahibi İK modülünü açarken eki panelde kabul ettiği anda yürürlüğe girer. Kabulün tarihi ve sürüm etiketi kaydedilir.
• Değişiklikler yeni sürüm olarak yayımlanır ve panelde yeniden kabul istenir. Kabul için yayımdan itibaren 30 gün süre tanınır.
• Bu süre içinde kabul edilmezse İK modülünde yeni kayıt açılamaz. Mevcut veriler okunabilir ve dışa aktarılabilir.